Prindi

Tartu Ülikooli kogemus

Tartu  Ülikool  suure  organisatsioonina  kasutab  digiallkirja  väga  erinevate  asjaajamise
protsesside puhul. Lähtuvalt uuringu eesmärgist, vaadeldi klienditeenindust
üliõpilastega seotud toimingute põhiselt. Üliõpilasi oli 1.01.2011 seisuga 18 400. Dokumendid, mida üliõpilased enim allkirjastavad on õppeteenustasude lepingud, erinevad avaldused ja esildised (st sisseastumisavaldused, VÕTA ehk Varasemate Õpingute ja Töökogemuse Arvestamise programmi taotlused), doktoriõppe lepingud jne.

Üliõpilastega   tegelevad   9   teaduskonda,   4   kolledžit   ja   õppeosakond.   Teenindamise   protsess võib olla erinev sõltuvalt struktuurüksusest. Üldistatult: lepingute   puhul   valmistatakse dokument ette ülikooli spetsialisti poolt, vajadusel kooskõlastatakse see ülikoolisiseselt. Seejärel allkirjastab dokumendi tudeng ning lõpuks allkirjastab lepingu ülikooli esindaja. Avalduste ja esildiste puhul saadab üliõpilane dokumendi ülikooli või täidab vastava veebivormi. Järgmisena jätkub selle menetlemine sõltuvalt sisust ja valdkonnast. Digiallkirjastatud dokumendid liiguvad elektrooniliselt,
e-kirja teel.

Dokumentide  omakäeliseks  allkirjastamiseks  kasutab  TÜ  enamasti  kolme  varianti:

  • ülikooli spetsialistid saadavad lepingu üliõpilasele postiga, üliõpilane allkirjastab ja saadab tagasi
  • leping saadetakse tudengile e-postiga, tudeng prindib selle välja, allkirjastab ja saadab tagasi
  • üliõpilane tuleb spetsialisti juurde allkirjastama
     
 
Ligikaudne ajakulu ühe dokumendi omakäeliseks allkirjastamiseks 15 min
Keskmise dokumendi lehekülgede arv 2 lk
Dokumentide eksemplaride arv 2 tk
Omakäeliselt allkirjastatavate dokumentide arv kuus 7120tk
Mitu protsenti lepingutest saadate postiga? 10%

 

Digiallkirja kasutuselevõtt:

TÜ dokumendihaldussüsteemis on esimesed registreeritud digiallkirjastatud dokumendid 2008. aastast. Digiallkirja kasutamine tõuseb iga aastaga jõudsalt ja on suurenenud sõltuvalt sellest, kas allkirjastajatel on valmisolek seda kasutada ning kas töö- ja asjaajamisprotsessid seda toetavad.

 


 

Tasuvuskalkulaatori põhjal oleks

kokkuhoid järgmine: